Informacja o zapytaniu ofertowym nr 1/06/2019

Informujemy, że Frapol Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością wystosowała Zapytanie Ofertowe nr 1/06/2019 z dnia 05.06.2019 r. na „Audyt projektu”

Niniejsza informacja stanowi tylko wyciąg najistotniejszych postanowień Zapytania Ofertowego. Pełna treść Zapytania oraz jego załączników dostępna jest do pobrania w załączonych do niniejszej informacji plikach.

Zamawiający (beneficjent)

I. Nazwa i adres Zamawiającego
FRAPOL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
z siedzibą w Krakowie
ul. Mierzeja Wiślana 8 
30-832 Kraków
zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego  Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000035090 Kapitał zakładowy: 2 082 500,00 zł NIP: 6790085168 www.frapol.com.pl (dalej: „Zamawiający”)

II. Tytuł projektu
„Opracowanie zintegrowanego systemu umożliwiającego precyzyjną kontrolę mikroklimatu w dużych obiektach użytkowych w celu spełnienia wymagań dotyczących budynków o niemal zerowym zapotrzebowaniu na energię (nZEB).”

III. Numer projektu
POIR.01.01.01-00-0720/16

Informacje o ogłoszeniu

I. Tytuł zamówienia
Zapytanie ofertowe (dalej: „Zapytanie”) dotyczy zamówienia pod nazwą: „Audyt projektu”

II. Termin składania ofert
Ofertę należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie: 17.06.2019 r., przy czym termin ten upływa wraz z końcem ostatniego dnia.
Oferta zostanie uznana za złożoną w dniu i godzinie jej wpływu do miejsca składania ofert określonego poniżej.

III. Miejsce i sposób składania ofert
Ofertę wraz z załącznikami należy złożyć w formie pisemnej - osobiście lub za pośrednictwem poczty 
lub kuriera - w siedzibie Zamawiającego pod adresem:
FRAPOL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Mierzeja Wiślana 8
30-832 Kraków
Sekretariat
Uwaga: złożenie oferty jest możliwe w czasie urzędowania Zamawiającego tj. w dni robocze  od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 15:00.
Oferta powinna być złożona w opakowaniu zaadresowanym na Zamawiającego oraz opatrzonym informacją o nadawcy (firma / nazwa wykonawcy, jego adres), a także zawierać opis:
„Oferta na wykonanie zamówienia na: „Audyt projektu” Numer  postępowania 1/06/2019 Nie otwierać przed: 18.06.2019 r.”

IV. Adres e-mail, na który należy wysłać oferty
brak

V. Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia
Piotr Pogorzelec – Dział Prawny
ul. Mierzeja Wiślana 8
30-832 Kraków
tel. (+48) 12 653 27 66 wew. 107
tel. kom. (+48) 785 312 066
e-mail: piotr.pogorzelec@frapol.com.pl
Godziny pracy: od 8:00 do 15:00 w dni robocze od poniedziałku do piątku.

VI. Nr telefonu osoby upoważnionej  do kontaktu w sprawie ogłoszenia
Piotr Pogorzelec: +48 785 312 066

VII. Skrócony opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej realizowanego przez Zamawiającego.

VIII. Miejsce realizacji zamówienia
Przedmiot zamówienia będzie realizowany w siedzibie Zamawiającego oraz w siedzibie wykonawcy.

Opis przedmiotu zamówienia

I. Cel zamówienia
Postępowanie prowadzone jest w celu wyłonienia wykonawcy zamówienia pod nazwą „Audyt projektu” w ramach projektu pt. „Opracowanie zintegrowanego systemu umożliwiającego precyzyjną kontrolę mikroklimatu w dużych obiektach użytkowych w celu spełnienia wymagań dotyczących budynków o niemal zerowym zapotrzebowaniu na energię (nZEB)” (dalej także: „Projekt”), ze środków Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, Oś priorytetowa: Wsparcie prowadzenia prac B+R przez przedsiębiorstwa, Działanie: Projekty B+R przedsiębiorstw, Poddziałanie: Badania przemysłowe i prace rozwojowe realizowane przez przedsiębiorstwa. 
Przedmiot zamówienia będzie współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020.

II. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, zgodnie z ustawą z dn. 30.04.2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1249 z późn. zm.), wytycznymi  Narodowego Centrum Badań i Rozwoju z dn. 24.02.2014 r. dla podmiotów audytujących projekty badawczo-rozwojowe oraz umową  o dofinansowanie Projektu.
Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu raport wstępny z audytu projektu  wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem, w formie elektronicznej (w formacie PDF) w jednym egzemplarzu. 
Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu raport końcowy z audytu projektu  wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem, w formie pisemnej  w dwóch egzemplarzach i w formie elektronicznej (w formacie PDF) w jednym egzemplarzu. 
Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w raporcie końcowym wniesione przez Zamawiającego uwagi i zastrzeżenia do raportu wstępnego oraz opinii w zakresie przeprowadzonego audytu i jej uzasadnienia, o ile będą zasadne.
Raport wstępny i raport końcowy oraz dołączona do nich opinia i jej uzasadnienie zostaną opracowane w języku polskim.
Informacje dodatkowe:
W ramach Projektu ponoszone są koszty kwalifikowane związane z wynagrodzeniem osób zaangażowanych w Projekt, zakupem usług zewnętrznych, pozostałymi kosztami bezpośrednimi 
oraz kosztami pośrednimi rozliczanymi ryczałtowo.
Okres realizacji Projektu: od dn. 01.07.2017 r. do dn. 31.12.2019 r.

III. Kod CPV
Kod CPV: 79212000-3 Usługi audytu

IV. Dodatkowe przedmioty zamówienia
Nie dotyczy.

V. Harmonogram realizacji zamówienia
1. Rozpoczęcie audytu projektu – w terminie do 7 dni od dnia zawarcia umowy ale nie później 
niż w dn. 01.07.2019 r.
2. Przekazanie raportu wstępnego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem – w terminie 21 dni od dnia rozpoczęcia audytu projektu.
3. Przekazanie raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem – w terminie 28 dni od dnia rozpoczęcia audytu projektu ale nie później niż do dn. 31.07.2019 r.

Warunki udziału w postępowaniu

I. Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności
Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że spełnia warunki określone w art. 286 ustawy z dn. 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.), a jeżeli jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, że zatrudni przy przeprowadzaniu audytu taką osobę.
Zamawiający dokona oceny spełniania powyższych warunków udziału w postępowaniu na zasadzie „spełnia – nie spełnia” na podstawie przedłożonego przez wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania.

II. Wiedza i doświadczenie
Zamawiający nie precyzuje sposobu oceny spełniania warunku w tym zakresie. 

III. Potencjał techniczny
Zamawiający nie precyzuje sposobu oceny spełniania warunku w tym zakresie. 

IV. Osoby zdolne do wykonania zamówienia
Zamawiający nie precyzuje sposobu oceny spełniania warunku w tym zakresie. 

V. Sytuacja ekonomiczna i finansowa
Zamawiający nie precyzuje sposobu oceny spełniania warunku w tym zakresie. 

VI. Dodatkowe warunki
Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Istotne postanowienia umowy zostały określone w Załączniku nr 3 do Zapytania.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 
Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.

VII. Warunki zmiany umowy
Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian w treści umowy w sprawie zamówienia na następujących warunkach:
1) przesunięcia terminu wykonania przedmiotu umowy, jeżeli z przyczyn od wykonawcy niezależnych, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, nie jest możliwe dotrzymanie pierwotnego terminu; w takim przypadku termin może zostać przesunięty o czas trwania przyczyn od wykonawcy niezależnych, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy oraz o czas trwania ich następstw;
2) przesunięcia terminu wykonania przedmiotu umowy, z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego; w takim przypadku termin może zostać przesunięty o czas trwania przyczyn leżących po stronie Zamawiającego oraz o czas trwania ich następstw; 
3) gdy zaistnieją nieprzewidziane okoliczności, tzn. okoliczności, których przy zachowaniu należytej staranności nie można było przewidzieć, zmiany będą konieczne, gdyż bez ich dokonania świadczenie wchodzące w zakres przedmiotu umowy nie będzie mogło być zrealizowane, bądź nie będzie mógł zostać osiągnięty cel, dla którego miało być wykonywane; w takim przypadku Zamawiający 
i wykonawca mogą określić zmieniony sposób osiągnięcia rezultatu będącego przedmiotem danego świadczenia;
4) powstania nadzwyczajnych okoliczności (nie będących "siłą wyższą"), grożących rażącą stratą 
w związku z wykonaniem przedmiotu umowy, niezależnych od Zamawiającego i wykonawcy, których nie przewidzieli oni przy zawarciu umowy; w takim przypadku Zamawiający i wykonawca mogą określić zmieniony sposób osiągnięcia rezultatu będącego przedmiotem danego świadczenia wchodzącego w zakres przedmiotu umowy celem uniknięcia rażącej straty przy wykonaniu przedmiotu umowy;
5) wprowadzenia lub zmiany regulacji prawnych lub regulacji dotyczących zasad dofinansowania projektu ze środków Unii Europejskiej wprowadzonych w życie po dniu zawarcia umowy; w takim przypadku Zamawiający i wykonawca mogą określić zmieniony sposób osiągnięcia rezultatu będącego przedmiotem danego świadczenia wchodzącego w zakres przedmiotu umowy celem dostosowania go do zmienionego stanu prawnego;
6) zaistnienia, po zawarciu umowy, przypadku siły wyższej, przez którą, na potrzeby niniejszego warunku, rozumieć należy jako zdarzenie zewnętrzne wobec łączącego Zamawiającego i wykonawcę stosunku prawnego:
- o charakterze od nich niezależnym,
- którego nie mogli przewidzieć przed zawarciem umowy,
- którego nie można uniknąć, ani któremu nie mogli zapobiec przy zachowaniu należytej staranności,
- którego nie można przypisać Zamawiającemu lub wykonawcy.
Za „siłę wyższą” w rozumieniu Zapytania należy uważać w szczególności: powódź, pożar i inne klęski żywiołowe, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne, działania wojenne, nagłe załamania warunków atmosferycznych, nagłe przerwy w dostawie energii elektrycznej, promieniowanie lub skażenia. 
W takim przypadku termin wykonania przedmiotu zamówienia może zostać przesunięty o czas trwania siły wyższej oraz czas trwania jej następstw. W takim przypadku Zamawiający i wykonawca mogą również określić zmieniony sposób osiągnięcia rezultatu będącego przedmiotem danego świadczenia wchodzącego w zakres przedmiotu zamówienia celem dostosowania go do skutków wystąpienia siły wyższej.
W takim przypadku termin wykonania przedmiotu umowy może zostać przesunięty o czas trwania siły wyższej oraz czas trwania jej następstw. W takim przypadku Zamawiający i wykonawca mogą również określić zmieniony sposób osiągnięcia rezultatu będącego przedmiotem danego świadczenia wchodzącego w zakres przedmiotu umowy celem dostosowania go do skutków wystąpienia siły wyższej;
7) zmiany wynagrodzenia na zasadach określonych w pkt 11.2 Załącznika nr 5 - Uszczegółowienie Zapytania ofertowego.
Zmiany będą dokonywane na wniosek Zamawiającego lub wykonawcy, za zgodą obu stron, 
w formie aneksu do umowy w sprawie zamówienia sporządzanego na piśmie pod rygorem nieważności.
Zamawiający przewiduje również możliwość wprowadzenia zmian treści umowy w przypadkach dozwolonych zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 19 lipca 2017 r. i umową o dofinansowanie Projektu.

VIII. Lista dokumentów/ oświadczeń wymaganych od Wykonawcy
Wykonawca zobowiązany jest złożyć następujące oświadczenia i dokumenty:
a) wypełniony i podpisany formularz oferty (zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania);
b) oświadczenie wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia (zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania);
c) dokumenty, z których wynika umocowanie do złożenia (podpisania) oferty w imieniu wykonawcy;
Postępowanie jest prowadzone w języku polskim, w związku z tym wszelkie oświadczenia, dokumenty, zawiadomienia, zapytania i oferty itp. muszą być składane w języku polskim lub z tłumaczeniem na język polski.
Ofertę (lit. a) oraz dokumenty wymienione w lit. b należy sporządzić w formie pisemnej pod rygorem nieważności i złożyć w oryginale. Dokumenty wymienione w lit. c powyżej  należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej przez wykonawcę za zgodność z oryginałem. Jeżeli w ramach dokumentów, o których mowa w lit. c powyżej, wykonawca przedłoży dokument pełnomocnictwa – dokument ten należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.
UWAGA: do oferty nie należy załączać Załącznika nr 3 do Zapytania – Istotne postanowienia umowy 
w sprawie zamówienia oraz Załącznika nr 4 do Zapytania - Uszczegółowienie Zapytania ofertowego. Złożenie oferty w odpowiedzi na Zapytanie jest równoznaczne z akceptacją treści tych załączników.

IX. Zamówienia uzupełniające
Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających.

Ocena ofert

I. Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, w oparciu o następujące kryteria i przypisane im wagi:

a. Kryterium 1 – Cena oferty brutto (K1)
Waga kryterium 1: 80% 
Liczba punktów, którą uzyska oferta badana w ramach ww. kryterium (K1), obliczona zostanie 
z zastosowaniem następującego wzoru:
K1 = (cena oferty brutto z oferty z najniższą ceną / cena oferty brutto z oferty badanej) x 100 pkt 
x 80%
Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta badana w Kryterium – Cena oferty brutto (K1) wynosi 80 punktów.

b. Kryterium 2 - Termin płatności wynagrodzenia (K2)
Waga kryterium 2: 20% 
Kryterium dotyczy zaoferowanego terminu płatności wynagrodzenia liczonego w dniach od dnia od dnia otrzymania faktury lub rachunku przez Zamawiającego wraz z kompletem dokumentów. 
Liczba punktów, którą uzyska oferta badana w ramach ww. kryterium (K2), obliczona zostanie 
z zastosowaniem następującego wzoru:
K2 = (termin płatności wynagrodzenia z oferty badanej / termin płatności wynagrodzenia z oferty z najdłuższym terminem płatności) x 100 pkt x 20%
Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta badana w Kryterium –  Termin płatności wynagrodzenia (K2) wynosi 20 punktów. 
Najkrótszy dopuszczalny termin płatności wynagrodzenia wynosi 7 dni od dnia otrzymania faktury 
lub rachunku przez Zamawiającego wraz z kompletem dokumentów. Oferta z krótszym terminem podlega odrzuceniu.
Najdłuższy termin płatności wynagrodzenia , jaki zostanie uwzględniony w ramach kryterium oceny ofert wynosi 30 dni od dnia podpisania umowy. W przypadku zaoferowania terminu płatności wynagrodzenia  dłuższego niż 30 dni, na potrzeby kryterium oceny ofert przyjęty zostanie termin płatności wynagrodzenia wynoszący 30 dni.

Punkty przyznane ofercie badanej w poszczególnych kryteriach zostaną do siebie dodane. 
Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta uzyskała łącznie największą liczbę punktów.

II. Wykluczenia
Z udziału w postępowaniu Zamawiający wykluczy wykonawcę, w stosunku do którego zachodzi co najmniej jedna z niżej wskazanych okoliczności:
a) jest powiązany z Zamawiającym kapitałowo lub osobowo - przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, 
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
b) nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu
c) dokonywał badania sprawozdania finansowego Zamawiającego w okresie 3 lat od dnia publikacji ogłoszenia.
Oferta wykonawcy wykluczonego z udziału w postępowaniu uważana jest za odrzuconą i nie podlega badaniu i ocenie.

Załączniki
Zapytanie ofertowe – pełny tekst
Załącznik nr 1 Formularz oferty - wzór
Załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy - wzór
Załącznik nr 3 Istotne postanowienia umowy w sprawie zamówienia
Załącznik nr 4 Uszczegółowienie zapytania