Procedura dokonywania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa

Procedura dokonywania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w spółce Frapol Sp. z o.o.

 

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Procedura reguluje zasady dokonywania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych, realizowanych na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).

2. Procedura określa:

           1) osoby upoważnione przez Spółkę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych
                i do podejmowania działań następczych;

           2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę;

           3) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;

           4) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;

           5) obowiązek podjęcia działań następczych przez osoby, o których mowa w pkt 1;

           6) maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;

           7) sposób prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

 

§ 2. Definicje

Użyte w niniejszej procedurze określenia oznaczają:

1) Spółka – spółkę Frapol Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie;

2) Rada Nadzorcza – Radę Nadzorczą Spółki;

3) Zarząd – Zarząd Spółki;

4) Ustawa – ustawę z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928);

5) Rozporządzenie – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.3);

6) Procedura – niniejsza "Procedura dokonywania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych w spółce Frapol Sp. z o.o.";

7) Prezes Zarządu – Prezesa Zarządu Spółki;

8) Przewodniczący Rady Nadzorczej - Przewodniczącego Rady Nadzorczej Spółki;

9) pracownik – osobę fizyczną zatrudnioną w Spółce w ramach stosunku pracy, stosunku zlecenia
lub na podstawie innego stosunku prawnego o podobnym charakterze;

10) naruszenie – naruszenie, o którym mowa w art. 3 ust. 1 Ustawy;

11) zgłoszenie – ustne lub pisemne przekazanie Spółce informacji o naruszeniu prawa;

12) sygnalista – sygnalistę, o którym mowa w art. 4 Ustawy;

13) osoba, której dotyczy zgłoszenie – osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba,
z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

14) informacja o naruszeniu prawa – informacja o naruszeniu prawa, o której mowa w art. 2 pkt 3 Ustawy;

15) działania następcze – działanie podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia,
w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych;

16) zgłoszenie zewnętrzne –  ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich
albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;

17) informacja zwrotna – przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

18) Zespół – Zespół Zgłoszeń Wewnętrznych.

 

§ 3. Sposób zgłaszania naruszeń

1. Zgłoszenie powinno zawierać adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej sygnalisty, zwane dalej „adresem do kontaktu”.

2. Zgłoszenia można dokonać ustnie lub pisemnie.

3. Zgłoszenie ustne może być dokonane podczas:

    1) rozmowy telefonicznej pod numerem telefonu 12 653 27 66 wew. 164, dostępnym od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00-15:00 za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy,

    2) bezpośredniego spotkania z członkiem Zespołu, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku sygnalisty, złożonego za pośrednictwem pozostałych kanałów komunikacji wskazanych w niniejszym paragrafie.

4. Zgłoszenie ustne dokonane podczas rozmowy telefonicznej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez członka Zespołu, który uczestniczył w rozmowie.

5. Zgłoszenie ustne dokonane podczas bezpośredniego spotkania za zgodą sygnalisty jest dokumentowane w formie:

         1) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

         2) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez
            członka Zespołu, który uczestniczył w spotkaniu.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 i ust. 5 pkt 2, sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu przez jego podpisanie.

7. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

8. Zgłoszenie w postaci papierowej należy umieścić w podwójnej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie wewnętrzne”, a następnie przesłać listownie na adres: ul. Mierzeja Wiślana 8, 30-832 Kraków.

9. Zgłoszenie w postaci elektronicznej należy przesłać na adres poczty elektronicznej:
sygnalista@frapol.com.pl.

10. Zespół potwierdzi sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

11. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy członka Zespołu, należy go dokonać w drodze bezpośredniego spotkania z członkiem Zarządu lub umieścić w podwójnej kopercie
z dopiskiem „zgłoszenie wewnętrzne do rąk Prezesa Zarządu”, a następnie przesłać listownie na adres ul. Mierzeja Wiślana 8, 30-832 Kraków. Przesyłkę listową, zaadresowaną zgodnie ze zdaniem poprzedzającym, pracownik biura zarządu przekazuje Prezesowi Zarządu. Punkt 10 stosuje się odpowiednio.

12. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy członka Zarządu, należy umieścić je w podwójnej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie wewnętrzne do rąk Przewodniczącego Rady Nadzorczej”,
a następnie przesłać listownie na adres ul. Mierzeja Wiślana 8, 30-832 Kraków. Przesyłkę listową, zaadresowaną zgodnie ze zdaniem poprzedzającym, pracownik biura zarządu przekazuje Przewodniczącemu Rady Nadzorczej. Punkt 10 stosuje się odpowiednio.

13. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

14. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny oraz – w stosownych przypadkach – przez instytucje, organy lub jednostki organizacyjne Unii Europejskiej.

15. Szczegółowe zasady dokonywania zgłoszeń zewnętrznych znajdują się w Biuletynie Informacji Publicznej prowadzonym przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub przez dany organ publiczny.

 

§ 4. Rodzaj i charakter działań następczych

1. Po otrzymaniu zgłoszenia, Zespół informuje Prezesa Zarządu o jego wpływie i podejmuje wstępny proces weryfikacji zgłoszenia, polegający na wstępnych czynnościach sprawdzających, mających na celu ustalenie, czy istnieją podstawy do podjęcia dalszego postępowania wyjaśniającego oraz czy dane zawarte w zgłoszeniu są dla takiego postępowania wystarczające. Zespół przekazuje wyniki wstępnego procesu weryfikacji zgłoszenia Prezesowi Zarządu.

2. W przypadku gdy w wyniku wstępnej weryfikacji, zgłoszenie okaże się w sposób oczywisty bezzasadne lub niemożliwe do należytego rozpoznania, Prezes Zarządu pozostawia je bez rozpoznania, z zastrzeżeniem ust. 6 poniżej.

3. Jeżeli wstępne czynności sprawdzające w zakresie zgłoszenia wykażą zasadność podjęcia dalszego postępowania wyjaśniającego, Prezes Zarządu podejmuje czynności mające na celu szczegółową weryfikację naruszenia. W tym celu może między innymi:

    1) przeprowadzić dalsze działania następcze samodzielnie;

   2) polecić przeprowadzenia poszczególnych działań następczych Zespołowi, Zespołowi ds. Etyki, kierownikowi jednostki, z której działalnością związane jest naruszenie lub innej wyznaczonej osobie, której wiedza i doświadczenie dają największą pewność należytego wyjaśnienia sprawy w okolicznościach danego naruszenia, które to osoby sporządzają raport przeprowadzonych czynności i ich wyników bezpośrednio Zarządowi i Zespołowi;

   3) zażądać od sygnalisty dalszych informacji na temat naruszenia;

  4) poinformować osobę, której dotyczy zgłoszenie, o zgłoszeniu oraz w miarę możliwości wysłuchać ją, nie ujawniając danych sygnalisty, chyba że za jego wyraźną zgodą.

4. Osoba, której dotyczy zgłoszenie ma prawo domagać się informacji o przedmiocie zgłoszenia oraz osobach, którym zostało przekazane, jak również składać własne wyjaśnienia, dostarczać informacje i dowody.

5. W przypadku negatywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia w następstwie dalszego postępowania wyjaśniającego lub w przypadku braku wystarczających informacji, niezbędnych do rzetelnego wyjaśnienia sprawy, Prezes Zarządu nie nadaje sprawie dalszego biegu,
z zastrzeżeniem ust. 6 poniżej.

6. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

7. W przypadku pozytywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia, w następstwie dalszego postępowania wyjaśniającego, Prezes Zarządu decyduje o dalszych działaniach,
w szczególności takich jak:

   1) zwołanie posiedzenia Zarządu w celu omówienia naruszenia oraz ustaleń postępowania wyjaśniającego;

    2) wydanie odpowiednich poleceń pracownikom;

 3) zlecenie przeprowadzenia czynności kontrolnych, prewencyjnych i naprawczych uprawnionym osobom;

 4) wyciągnięcie konsekwencji wobec sprawcy naruszenia, w tym podjęcie środków dyscyplinarnych;

  5) podjęcie dalszych czynności, do których jest zobowiązany lub uprawniony na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, takich jak poinformowanie odpowiednich organów państwowych.

8. Działania następcze prowadzone są z poszanowaniem zasad bezstronności, wszechstronności oraz bez zbędnej zwłoki.

9. Z przeprowadzonych działań następczych sporządza się protokół.

10. Zespół przekazuje sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia,
a w przypadku braku takiego potwierdzenia, w terminie 3 miesięcy i 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

11. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy członka Zespołu, czynności Zespołu wskazane
w niniejszym paragrafie wykonuje Prezes Zarządu lub upoważniona przez niego osoba.

12. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy członka Zarządu, czynności Prezesa Zarządu, wskazane w ust. 3 niniejszego paragrafu, i czynności Zespołu wskazane w niniejszym paragrafie wykonuje Przewodniczący Rady Nadzorczej lub upoważniony przez niego członek Rady Nadzorczej.

 

§ 5. Zasady zachowania poufności i ochrony praw

1. Tożsamość sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej
w zgłoszeniu są poufne. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

2. W przypadku otrzymania anonimowego zgłoszenia, Spółka nie podejmuje działań w celu ustalenia tożsamości sygnalisty, za wyjątkiem sytuacji, gdy zgłoszone naruszenie może wyczerpywać znamiona przestępstwa.

3. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

4. Zapisu ust. 3 nie stosuje się w przypadku gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

5. Wszelkie kontakty z sygnalistą mają charakter poufny, w stopniu umożliwiającym należyte wyjaśnienie okoliczności zgłoszenia i podjęcie stosownych działań następczych.

6. Sygnalista, osoby, które mają wiedzę o zgłoszeniu oraz osoby przeprowadzające działania następcze lub w nich uczestniczące, zobowiązane są do zachowania poufności w zakresie zgłoszonego naruszenia i do ochrony danych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu (chyba że odmienny obowiązek wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa), jak również do dbałości o prawa tych osób, ich poszanowania i ochrony. Wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie nie mogą być stosowane represje, w szczególności konsekwencje dyscyplinarne, dopóki naruszenie nie zostanie jej udowodnione.

7. Szczegóły dotyczące naruszenia oraz podejmowanych działań następczych, winny być chronione przez osoby mające do nich dostęp, przez wymianę informacji jedynie
z pozostałymi uprawnionymi osobami i tylko w niezbędnym zakresie (chyba że odmienny obowiązek wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa). W zakresie powierzonych czynności, osoby wyznaczone raportują bezpośrednio Prezesowi Zarządu/Przewodniczącemu Rady Nadzorczej, lub wyznaczonemu przez niego członkowi Rady Nadzorczej, z pominięciem standardowej drogi służbowej i procedury obiegu informacji w Spółce.

8. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych
oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Zarządu. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego,
w ramach którego wykonywały tę pracę.

 

 

§ 6. Ochrona sygnalisty

Sygnalista podlega ochronie określonej w Ustawie od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację
o naruszeniu prawa.

 

§ 7. Ochrona i przechowywanie danych osobowych

1. Spółka przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

2. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f Rozporządzenia nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w § 6 albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

3. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g Rozporządzenia w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w § 6 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.

4. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, Zespół usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.

6. Całość dokumentacji związanej ze zgłoszeniem jest przechowywana w sposób zapewniający integralność i zachowanie poufności.

7. W pozostałym zakresie dane osobowe sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu oraz świadków naruszenia, są chronione zgodnie
z obowiązującą w Spółce Polityką Bezpieczeństwa oraz przepisami prawa.

 

§ 8. Zespół Zgłoszeń Wewnętrznych

1. Powołuje się Zespół Zgłoszeń Wewnętrznych.

2. Zespół składa się z 2 do 4 członków, wyznaczonych przez Zarząd.

3. Zespół upoważniony jest do:

    1) przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,

    2) poinformowania Prezesa Zarządu o wpłynięciu zgłoszenia,

  3) podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej, prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

    4) Dla skuteczności działania Zespołu wystarcza działanie jednego z członków Zespołu.

 

§ 9. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

1. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

    1) numer zgłoszenia;

    2) przedmiot naruszenia prawa;

   3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

    4) adres do kontaktu sygnalisty;

    5) datę dokonania zgłoszenia;

    6) informację o podjętych działaniach następczych;

    7) datę zakończenia sprawy.

2. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia.

3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

 

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w Spółce.

2. Wszelkie zmiany Procedury wymagają uchwały Zarządu.